Como fazer uma assembleia geral produtiva e participativa

A assembleia geral é um dos momentos mais importantes da vida condominial, pois é nela que se discutem e se decidem os assuntos de interesse coletivo. No entanto, muitas vezes as assembleias são marcadas por baixa participação, conflitos, desorganização e falta de resultados. Como evitar esses problemas e fazer uma assembleia geral produtiva e participativa?

Aqui na Best Gestão Condominial, nós temos a experiência e o conhecimento para ajudar você a realizar assembleias eficientes e harmoniosas. Neste artigo, vamos compartilhar algumas dicas que podem fazer a diferença na hora de convocar, conduzir e encerrar uma assembleia geral. Confira!

Antes da assembleia

• Defina a pauta com clareza e objetividade: A pauta é o guia da assembleia, por isso ela deve ser elaborada com cuidado e antecedência. Escolha os assuntos mais relevantes e urgentes para o condomínio, evitando temas polêmicos ou desnecessários. A pauta deve ser enviada aos condôminos com pelo menos 10 dias de antecedência, junto com o edital de convocação, que deve conter o local, a data, a hora e as regras da assembleia.

• Divulgue a assembleia de forma ampla e atrativa: Para garantir uma boa participação dos condôminos, é preciso divulgar a assembleia de forma eficiente e persuasiva. Além do edital de convocação, que deve ser entregue pessoalmente ou por meio eletrônico, utilize outros meios de comunicação, como cartazes, murais, aplicativos, redes sociais e grupos de WhatsApp. Destaque os benefícios de participar da assembleia, como melhorar a qualidade de vida no condomínio, resolver problemas comuns e economizar recursos.

• Prepare os documentos e materiais necessários: Para evitar imprevistos e atrasos na hora da assembleia, é fundamental preparar com antecedência os documentos e materiais necessários para a realização da reunião. Providencie cópias da pauta, da ata da assembleia anterior, dos balancetes, dos orçamentos, dos contratos e de outros documentos que sejam pertinentes aos assuntos em discussão. Providencie também materiais como microfone, projetor, tela, caneta, papel, lista de presença e urna para votação.

Durante a assembleia

• Escolha um presidente e um secretário para conduzir a reunião: A escolha do presidente e do secretário da assembleia é fundamental para garantir uma boa condução da reunião. O presidente é o responsável por abrir, dirigir e encerrar a assembleia, seguindo a ordem da pauta e mantendo a ordem e o respeito entre os participantes. O secretário é o responsável por registrar em ata tudo o que foi discutido e decidido na assembleia, bem como os nomes dos presentes e dos votantes.

• Estabeleça as regras de funcionamento da reunião: Antes de iniciar a discussão dos assuntos da pauta, é importante estabelecer as regras de funcionamento da reunião, como o tempo de duração, o tempo de fala de cada participante, o sistema de votação e a forma de solução de conflitos. Essas regras devem ser claras, justas e democráticas, respeitando os direitos e deveres dos condôminos previstos na convenção e no regimento interno do condomínio.

• Promova o diálogo e a participação dos condôminos: O objetivo da assembleia é promover o diálogo e a participação dos condôminos nos assuntos do condomínio, buscando o consenso sempre que possível. Por isso, é importante incentivar a manifestação das opiniões, sugestões e críticas dos presentes, respeitando a diversidade de pontos de vista e evitando interrupções, ofensas ou agressões. O presidente deve mediar as discussões, esclarecer as dúvidas, apresentar as propostas e conduzir as votações.

Depois da assembleia

• Elabore e divulgue a ata da reunião: A ata é o documento que registra oficialmente tudo o que foi discutido e decidido na assembleia, servindo como prova legal e histórica dos fatos ocorridos. A ata deve ser elaborada pelo secretário da assembleia, seguindo um modelo padrão e contendo os seguintes elementos: data, hora e local da reunião, nome do presidente e do secretário, número de presentes e de votantes, resumo dos assuntos tratados, deliberações tomadas e encerramento. A ata deve ser assinada pelo presidente e pelo secretário e divulgada aos condôminos em até 10 dias após a reunião.

• Execute e acompanhe as decisões tomadas: As decisões tomadas na assembleia devem ser executadas pelo síndico ou pelo administrador do condomínio, conforme o caso, dentro dos prazos e condições estabelecidos. É importante acompanhar o andamento das ações e informar aos condôminos sobre os resultados obtidos, bem como sobre eventuais dificuldades ou imprevistos que possam ocorrer. Caso seja necessário, convoque uma nova assembleia para tratar de assuntos pendentes ou emergenciais.

• Avalie o desempenho da assembleia e planeje a próxima: A realização de uma assembleia geral produtiva e participativa é um processo contínuo de aprendizagem e melhoria. Por isso, é importante avaliar o desempenho da assembleia, identificando os pontos positivos e negativos, as dificuldades e os desafios enfrentados, as sugestões e as reclamações dos condôminos. Com base nessa avaliação, planeje a próxima assembleia, buscando corrigir os erros, aprimorar os acertos e aumentar a satisfação dos participantes.

Se você quer saber mais sobre os benefícios de contratar um síndico profissional ou uma consultoria em gestão condominial, entre em contato com a Best Gestão Condominial. Somos uma empresa especializada em gestão condominial, que oferece soluções personalizadas para cada tipo de condomínio. Temos uma equipe qualificada, experiente e comprometida com a satisfação dos nossos clientes. Faça um orçamento sem compromisso e descubra como podemos ajudá-lo a ter mais qualidade de vida no seu condomínio.